Abstrak

Knowledge Management (KM) adalah suatu paradigma pengelolaan informasi yang berasal dari pemikiran bahwa pengetahuan (Knowledge) yang murni sebenarnya tertanam dalam benak dan pikiran setiap anggota organisasi, dan pengetahuan itu sendiri merupakan asset kunci agar suatu perusahaan memiliki keunggulan kompetitif yang kontinu. Makalah ini mengulas secara singkat mengenai makna Knowledge Management dengan menggunakan rujukan utama buku yang ditulis oleh Gilbert Probst, Steffen Raub, dan Kai Romhardt berjudul Managing Knowledge : Building Block for Success.

Kata kunci : informasi, pengetahuan, knowledge management, organisasi, kompetitif

1. Pendahuluan

Perkembangan dewasa ini menunjukan pada makin cepatnya perubahan dalam segala bidang kehidupan, akibat dari efek globalisasi serta perkembangan teknologi informasi yang sangat akseleratif. Kondisi ini jelas telah mengakibatkan perlunya cara-cara baru dalam menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap survive. Penekanan akan makin pentingnya kualitas sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu respon dalam menyikapi perubahan tersebut, dan ini tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan SDM.

Sehubungan dengan itu peranan ilmu pengetahuan menjadi makin menonjol, karena hanya dengan pengetahuanlah semua perubahan yang terjadi dapat disikapi dengan tepat. Ini berarti pendidikan memainkan peran penting dalam mempersiapkan SDM yang berkualitas dan kompetitif. Ketatnya kompetisi secara global khususnya dalam bidang ekonomi telah menjadikan organisasi usaha memikirkan kembali strategi pengelolaan usahanya, dan SDM yang berkualitas dengan penguasaan pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus dilakukan dalam konteks tersebut.

Pengetahuan telah menjadi sesuatu yang sangat menentukan, oleh karena itu perolehan dan pemanfaatannya perlu dikelola dengan baik dalam konteks peningkatan kinerja organisasi. Langkah ini dipandang sebagai sesuatu yang sangat strategis dalam menghadapi persaingan yang mengglobal, sehingga pengabaiannya akan merupakan suatu bencana bagi dunia bisnis, oleh karena itu diperlukan cara yang dapat mengintegrasikan pengetahuan itu dalam kerangka pengembangan SDM dalam organisasi. Dari sinilah istilah manajemen pengetahuan berkembang sebagai suatu bagian penting dan strategis dalam pengelolaan SDM pada Perusahaan/organisasi.

Pengetahuan memang merupakan milik individu, namun dapat dimanfaatkan oleh organisasi dengan tetap memberikan otonomi pengembangannya pada individu tersebut. Dalam hubungan ini belajar dan pembelajaran menjadi kata kunci dalam peningkatan kapasitas pengetahuan, oleh karenanya menjadikan individu sebagai pembelajar merupakan kondisi yang diperlukan sebagai bagian dari upaya meningkatkan kinerja organisasi melalui pengintegrasiannya dengan proses organisasi. Untuk itu organisasi perlu melakukan pengembangan dirinya menjadi organisasi pembelajar, sebab hanya dalam kondisi yang demikian individu/pegawai dapat benar-benar menjadi manusia pembelajar.

Pentingnya Learning Organization telah lama menjadi konsern para akhli organisasi, disamping itu organisasi-organisasi baik organisasi bisnis maupun non bisnis juga telah mencoba mengembangkan konsep tersebut dalam upaya menjadikan organisasi mereka kompetitif, dan dalam konteks itulah Knowledge Management menjadi amat penting, karena dengan pengelolaan yang tepat dapat menjadi suatu kekuatan kompetitif yang tangguh yang diperlukan sekali dalam perkembangan global dewasa ini. Berikut ini akan dikemukakan makna Knowledge Management atau manajemen pengetahuan dengan menggunakan rujukan utama buku yang ditulis oleh Gilbert Probst, Steffen Raub, dan Kai Romhardt berjudul Managing Knowledge : Building Block for Success.

2. Pembahasan

Pengetahuan telah menjadi sesuatu yang sangat menentukan, oleh karena itu perolehan dan pemanfaatannya perlu dikelola dengan baik dalam konteks peningkatan kinerja organisasi. Langkah ini dipandang sebagai sesuatu yang sangat strategis dalam menghadapi persaingan yang mengglobal, sehingga pengabaiannya akan merupakan suatu bencana bagi dunia bisnis, oleh karena itu diperlukan cara yang dapat mengintegrasikan pengetahuan itu dalam kerangka pengembangan SDM dalam organisasi. Dari sinilah istilah manajemen pengetahuan berkembang sebagai suatu bagian penting dan strategis dalam pengelolaan SDM pada Perusahaan/organisasi.

Sebelum memahami konsep manajemen pengetahuan atau istilah kerennya Knowledge Management (KM) ini ada beberapa istilah yang harus dipahami yaitu : data, informasi, pengetahuan, jenis pengetahuan, dan manajemen pengetahuan itu sendiri. Di samping itu perlu pula memahami proses pembentukan pengetahuan dari data, informasi, kemudian menjadi pengetahuan. Data adalah kumpulan angka atau fakta objektif mengenai sebuah kejadian (bahan mentah informasi). Data menurut O’Brien adalah fakta mentah atau hasil observasi yang biasanya berupa fenomena fisik atau transaksi bisnis. Menurut McLeod, data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relative tidak berarti bagi pemakai; fakta mentah yang belum diolah.

Informasi adalah data yang diorganisasikan/diolah sehingga mempunyai arti. Informasi dapat berbentuk dokumen, laporan ataupun multimedia. Pengertian informasi menurut O’Brien adalah data yang sudah diproses dan diletakkan pada konteks yang memberikannya nilai untuk pengguna akhir tertentu. Sedangkan menurut McLeod, informasi adalah data yang sudah diproses atau data yang memiliki arti.

Pengetahuan (knowledge) dalam arti umum adalah kebiasaan, keahlian/kepakaran, keterampilan, pemahaman, atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses belajar. Istilah ini sering kali rancu dengan Ilmu Pengetahuan (science). Ilmu Pengetahuan adalah ilmu yang teratur (sistematik) yang dapat diuji atau dibuktikan kebenarannya; sedangkan pengetahuan belum tentu dapat diterapkan, karena pengetahuan sebuah organisasi sangat terkait dengan nilai, budaya, dan kondisi dari organisasi tersebut.

Data yang mampu diinterpretasikan dalam konteks tertentu, sehingga memberikan informasi bagi penerimanya dan ketika informasi menjadi sebuah jaringan, dan dapat digunakan dalam kegiatan bidang tertentu, maka ini bisa kita sebut knowledge/pengetahuan (gambar 1)

Gambar 1. Struktur Knowledge dari Organisasi (Probst,2003, pp:14)

Pengetahuan/knowledge adalah bagian keseluruhan dari pengetahuan yang ada dan keterampilan individu yang digunakan untuk memecahkan masalah. Knowledge tersebut terbagi dalam teori dan praktek yang pada umumnya berupa aturan dan petunjuk untuk mengambil keputusan. Knowledge bergantung pada data dan informasi yang dimiliki oleh suatu personal yang merefleksikan tentang suatu pendapat (Probst,2000: pp.24).

Knowledge itu sendiri terbagi 3 tipe, yakni Tacit knowledge, Explicit knowledge dan Potential knowledge.

Tacit knowledge terdiri dari model mental, pandangan dan pekerjaan yang agak sulit untuk dideskripsikan dan dibagikan. Ini dapat juga berupa pengalaman dan keahlian dari orang-orang yang belum terdokumentasi dan merupakan pengetahuan yang berkembang dalam interaksi dengan orang lain.

Explicit knowledge merupakan ilmu pengetahuan yang formal, sistematis dan mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi. Ini merupakan pengetahuan yang terdapat pada buku, referensi dan lainnya. Pengetahuan berkembang dengan adanya informasi dan perlunya penataan informasi atau pengaturan dari informasi yang ada.

Potential knowledge merupakan ilmu pengetahuan yang digunakan untuk menganalisis data dan mentranformasikan atau mengubah data menjadi pengetahuan. Pengetahuan berkembang dari hasil analisis terhadap data yang ada.

Menurut Gilbert Probst, Steffen Raub dan Kai Romhardt (2000), proses manajemen pengetahuan dapat dibagi menjadi 6 proses utama yaitu : identifikasi pengetahuan, akuisisi pengetahuan, pembangunan pengetahuan, distribusi pengetahuan, utilisasi pengetahuan dan pemeliharaan pengetahuan.

a. Identifikasi Pengetahuan

Baik pengetahuan eksternal maupun internal tidak dapat dilihat secara otomatis, untuk itu organisasi harus menciptakan transparansi. Kurangnya transparansi menimbulkan ketidak-efisienan, kesulitan dalam proses pengambilan keputusan dan duplikasi. Manajemen pengentahuan yang efektif harus dapat menjamin transparansi pengetahuan eksternal dan internal, membantu pegawai untuk mencari apa yang diperlukan.

b. Akusisi Pengetahuan

Perusahaan juga mendapat sebagian pengetahuannya dari sumber lain. Relasi antara pelanggan, pemasok, kompetitor dan rekan bisnis memiliki potensi besar untuk menyediakan pengetahuan. Perusahaan dapat juga membeli pengetahuan yang tidak mereka miliki dengan cara merekrut ahli.

c. Pembangunan pengetahuan

Membangun pengetahuan adalah komplemen dari akuisisi pengetahuan. Dalam membangun pengetahuan, fokus dialihkan untuk menghasilkan keahlian baru, produk baru, ide yang lebih baik, ataupun proses yang lebih efisien. Berikut beberapa rintangan yang sering muncul dalam proses pembangunan pengetahuan, yaitu :

- Rintangan inovasi

- Membangun pengetahuan yang tidak diperlukan

- Duplikasi dan sulit mempertahankan posisi sebagai pemimpin dalam pengetahuan

Kemudian ada beberapa kondisi yang mendukung motivasi dalam membangun pengetahuan, yaitu :

- Menciptakan situasi yang merangsang inovatif

- Adanya kebebasan berinovasi

- Memiliki waktu untuk berinovasi

- Terlibat dalam pekerjaan yang sesuai dengan minat

- Adanya toleransi terhadap kesalahan

- Interaksi dan komunikasi

- Transparansi

- Integrasi

d. Distribusi Pengetahuan

Tugas yang paling sulit dalam mengelola pengetahuan adalah mendistribusikan pengetahuan pada orang yang tepat, atau membuat pengetahuan itu tersedia pada tempat dimana pengetahuan tersebut diperlukan.

e. Penggunaan Pengetahuan

Sebenarnya permasalahan yang timbul seringkali bukan disebabkan karena keterbatasan jumlah pengetahuan yang dimiliki, melainkan karena pengetahuan yang ada tidak digunakan.

f. Pemeliharaan Pengetahuan

Pengetahuan yang dimiliki perusahaan dapat hilang sementara atau bahkan selama-lamanya, sebagai akibat adanya regenerasi. Jika pengetahuan tidak dipelihara dengan baik, pengetahuan dapat hilang dengan mudah, misalnya saja ada karyawan yang keluar dari perusahaan secara tiba-tiba dan tanpa pemberitahuan, akan sangat sulit meneruskan pekerjaannya, jika pengetahuannya tidak disimpan.

Latar belakang dan perkembangan dari knowledge management:

} Tahun 1970-an berfokus pada biaya (Cost)

} Tahun 1980-an berfokus pada kualitas (Quality)

} Tahun 1990-an berfokus pada kecepatan (Speed)

} Abad 21 berfokus pada kreativitas (Creativity)

Proses inti dari knowledge management menurut Probst memiliki skema seperti gambar 2 berikut :

Gambar 2. Proses inti dari Knowledge Management

Penjelasan:

Knowledge identification:

Merupakan proses mengidentifikasi knowledge, baik dalam bentuk tacit maupun explicit. Dengan melakukan identifikasi terhadap knowledge ini, diharapkan perusahaan mampu mengetahui sejauh mana knowledge yang digunakan dalam perusahaan.

Knowledge acquisition:

Memiliki hubungan yang baik dengan konsumen, supplier, pesaing dan rekan kerja, memungkinkan untuk tersedianya pengetahuan. Perusahaan dapat juga membeli pengetahuan yang tidak dapat mereka kembangkan sendiri, dengan cara merekrut ahli atau memperolehnya dari perusahaan lain.

Knowledge development:

Berfokus dalam menciptakan keahlian baru, produk baru, ide yang lebih baik, dan proses lainnya yang lebih efisien. Knowledge development meliputi semua usaha untuk menghasilkan kemampuan yang belum ada dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Knowledge development berfokus pada penelitian pasar perusahaan dan pada departemen riset dan pengembangan.

Knowledge sharing & distribution:

Sharing dan distribution knowledge dalam organisasi atau perusahaan adalah keadaan untuk mengubah informasi atau pengalaman yang terisolasi menjadi sesuatu yang dapat digunakan oleh seluruh organisasi atau perusahaan.

Knowledge utilization:

Keseluruhan poin dari knowledge management adalah untuk meyakinkan bahwa pengetahuan yang ada di dalam organisasi diterapkan se-produktif mungkin untuk keuntungan organisasi.

Knowledge retention:

Penyimpanan informasi, dokumen, dan pengalaman memerlukan pengaturan. Proses untuk memilih, menyimpan dan melakukan update secara teratur dan harus dilakukan secara terstruktur, karena jika tidak, pengalaman yang berharga dan berguna, mungkin akan hilang atau terbuang.

Knowledge assessment:

Metode untuk mengukur normative, strategic dan operasional knowledge. Cara knowledge goal diformulasikan dalam menentukan cara pengetahuan dapat dinilai.

Knowledge goal:

Knowledge goal memberikan arahan pada knowledge management dan menentukan kemampuan yang harus ada dan berada pada level yang mana.

Menurut Probst, knowledge management goals berada pada 3 level, yaitu:

a. Normative knowledge goals, yang mengacu pada visi umum perusahaan atau kebijakan perusahaan serta semua aspek dari budaya perusahaan dan ditujukan untuk membuat budaya sadar pengetahuan pada perusahaan, yaitu kemampuan dari indvidu di-share atau dibagikan dan dikembangkan.

b. Strategic knowledge goals, yang berhubungan dengan sekumpulan program yang ditujukan untuk merealisasikan visi dan mendefinisikan core knowledge dari organisasi dan membuat spesifikasi kemampuan yang diperlukan di masa mendatang.

c. Operational knowledge goals, yang membantu untuk memastikan program strategis yang dilaksanakan dalam keseharian aktivitas perusahaan di perusahaan dan difokuskan pada implementasi dari knowledge management dan untuk mengubah normative dan strategic goals menjadi tujuan yang real atau nyata.

Dari definisi dan core base pengelolaan knowledge yang telah diuraikan diatas dapat dikatakan bahwasannya Knowledge merupakan asset kunci agar suatu perusahaan memiliki keunggulan kompetitif yang kontinu. Dampak implementasi KM akan melahirkan keunggulan kompetitif terhadap berbagai bidang seperti: bidang operasi dan pelayanan, pengembangan kompetensi personil, pemeliharaan ketersediaan knowledge, inovasi dan pengembangan produk dan lain-lain. Dan dalam implementasi KM terdapat factor-faktor penting yang harus diperhatikan seperti: manusia, leadership, teknologi, organisasi dan learning organisasi. Dari sana akan diperoleh manfaat yang paling disukai oleh perusahaan (organisasi profit) yakni meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan, meningkatkan ketrampilan karyawan dan meningkatkan mutu produk dan layanan.

3. Penutup

Knowledge Management (KM) adalah suatu paradigma pengelolaan informasi yang berasal dari pemikiran bahwa pengetahuan yang murni sebenarnya tertanam dalam benak dan pikiran setiap anggota organisasi. Maka dari itu perlu dibangun suatu mekanisme penyebaran informasi dan pengalaman dari sumber daya manusia yang ada agar terjadi peningkatan pengetahuan dari masing-masing pelaku kegiatan di dalam suatu organisasi melalui knowledge Share.