Mengelola sumber daya manusia yang efektif berbasis Knowledge Management Menuju Keunggulan kompetitif yang berkelanjutan

Abstrak

Keunggulan kompetitif suatu organisasi dapat dicapai dengan berbagai macam cara, salah satunya dengan memiliki Sumber Daya Manusia (SDM) yang memiliki keunggulan kompetitif pula. SDM adalah aset atau unsur yang paling penting di antara unsur-unsur organisasi lainnya. SDM penting dikarenakan mempengaruhi efisiensi dan efektivitas organisasi  dan merupakan pengeluaran pokok organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Makalah ini mendeskripsikan bagaimana mengelola SDM yang efektif berbasis Knowledge Management yang merupakan sebuah topik menarik  dan terus meningkat ke organisasi saat ini. Tulisan ini lebih banyak mengambil sumber  dari buku Managing Knowledge For Sustained Competitive Advantage karangan Susan E.Jackson dkk dan tidak menutup kemungkinan juga diambil dari berbagai sumber lainnya.

Kata-kata kunci : Manajemen Pengetahuan, keunggulan kompetitif, berkelanjutan, Sumber DayaManusia, organisasi

A.      Pendahuluan

Pengetahuan telah menjadi aset kunci strategis untuk Abad ke-21 dan untuk setiap organisasi yang berinvestasi dalam nilai-nilai pengetahuan sudah seharusnya mengembangkan strategi terbaik untuk mengidentifikasi, mengembangkan dan menerapkan aset pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjadi sukses.  Setiap organisasi perlu berinvestasi dalam menciptakan dan menerapkan jaringan pengetahuan terbaik, proses, metode, alat dan teknologi. Hal ini akan memungkinkan mereka untuk belajar, menciptakan pengetahuan baru, dan menerapkan pengetahuan terbaik jauh lebih cepat. Setiap individu yang ingin sukses berpartisipasi dalam ekonomi pengetahuan global yang berkembang pesat sekarang ini harus mempertimbangkan pengembangan kompetensi pribadi mereka mengenai pengetahuan manajemen sebagai 'keterampilan hidup yang penting' untuk Abad 21

Untuk memulai manajemen pengetahuan yang efektif secara dramatis harus mengurangi biaya paling individu, tim dan organisasi yang saat ini terus 'menciptakan kembali roda'. Hal ini sering terjadi karena mereka tidak tahu bahwa apa yang mereka coba lakukan telah dilakukan oleh tempat lain. Mereka tidak tahu apa yang sudah diketahui, atau mereka tidak tahu di mana untuk mengakses pengetahuan. Terus-menerus menciptakan kembali roda adalah suatu kegiatan yang mahal dan tidak efisien, sedangkan segera kembali pada pengetahuan yang sistematis akan menunjukkan manfaat yang lebih besar. Manajemen pengetahuan yang efektif juga harus secara dramatis meningkatkan kecepatan respon kita sebagai akibat langsung dari mengakses pengetahuan yang lebih baik dan aplikatif. Manajemen pengetahuan yang efektif, menggunakan proses yang lebih kolektif dan sistematis, juga akan mengurangi kecenderungan kita untuk 'mengulangi kesalahan yang sama'. Manajemen pengetahuan yang efektif, oleh karena itu, secara dramatis dapat meningkatkan kualitas produk dan / atau jasa. Lebih baik mengetahui kebutuhan stakeholder, kebutuhan pelanggan, kebutuhan karyawan, kebutuhan industri, misalnya, memiliki efek langsung yang jelas pada hubungan manajemen kita. Sehingga sangat mudah untuk melihat seberapa efektif  manajemen pengetahuan akan sangat membantu untuk meningkatkan keunggulan yang kompetitif.

Kita semua telah mengetahui pentingnya melakukan investasi pada peralatan kapital untuk tetap kompetitif dan menyesuaikan diri dengan perubahan teknologi. Membiarkan pabrik dan mesin-mesin menjadi usang merupakan malapetaka bagi perusahaan atau industri. Tetapi, perangkat kapital tidak dapat beroperasi secara efisien bila para operator tidak kapabel dan terampil. Ini semakin penting untuk ditekankan, bila kita menyadari bahwa perubahan teknologi terjadi sangat cepat, menyebabkan mesin cepat usang. Investasi dalam teknologi hanya memberikan keunggulan kompetitif yang terbatas. Konsekuensi logis, untuk membuat organisasi mempunyai daya kompetitif yang lebih berkelanjutan (sustainable) dan lebih sulit ditiru. Investasi dalam manajemen sumber daya yang paling berharga yaitu Human Capital tidak dapat ditunda lagi. Semakin disadari bahwa ancaman nyata terbesar terhadap stabilitas perekonomian kita adalah angkatan kerja/SDM yang tidak siap untuk menghadapi tantangan-tantangan dan persaingan (kompetitif) diabad ke 21.

Dalam menghadapi tantangan dan persaingan tersebut, perusahaan/organisasi haruslah mengambil langkah-langkah tepat dengan mengambil prioritas pengembangan SDM (Human Resources Development), melalui peningkatan pengeluaran-pengeluaran untuk investasi dalam Human Capital. Investasi ini terutama ditekankan pada peningkatan kesehatan, pendidikan dan pelatihan kerja. Esensi investasi dalam SDM adalah pengeluaran-pengeluaran yang ditujukan pada peningkatan kapasitas produktif manusia. Justifikasi logis pengeluaran-pengeluaran tersebut adalah bahwa tenaga kerja yang produktif, dan selanjutnya, peningkatan produktivitas berarti peningkatan returns.

B.  Pembahasan

Sumber kekuatan internal organisasi yang tidak mungkin diadaptasi oleh pesaing adalah manajemen pengetahuan. Pengetahuan eksis disetiap individu  dan masing-masing individu mempunyai pengetahuan yang berbeda satu sama lainnya. Para pesaing tidak mungkin meniru pengetahuan yang dipunyai oleh perusahaan .

Sebagai sumber daya bagi suatu organisasi , sebaiknya organisasi mengelola manajemen pengetahuan dengan baik. Studi yang dilakukan oleh Davenport at. el. (1998) mengindentifikasikan empat tahapan yang perlu dilakukan suatu organisasi agar Manajemen Pengetahuan dapat menjadi sumberdaya stratejik ;

1. Pengetahuan dapat disimpan.

Data, informasi, maupun pengetahuan dapat disimpan dalam bentuk dokumentasi agar mudah ditelusuri bila dibutuhkan . Bagi pengetahuan yang sifatnya tacit, sebaiknya diartikulasikan menjadi codifiedl explicit knowledge . Pengetahuan yang dapat disimpan memudahkan organisasi untuk menelusurinya dan memanfaatkan di setiap kesempatan .

2.      Pengetahuan mudah diakses .

Setiap anggota organisasi mempunyai kegunaan yang sama terhadap knowledge base organisasi. Agar proses aksessibilitas dan transfer mudah dilakukan antar anggota, organisasi perlu memfasilitasi dengan memanfaatkan teknologi misalnya video conference, jaringan internet dan intranet, telepon, dan faksimili. Banyak organisasi mempunyai ruang perpustakaan sehingga anggotanya mudah mengakses pengetahuan-pengetahuan terbaru melalui buku-buku, jurnal-jumal, dan media cetak . Organisasi memfasilitasi juga dengan aturan dan prosedur yang memudahkan setiap orang dapat mengakses pihak-pihak dan anggota organisasi lain yang mempunyai pengetahuan.

3.  Peningkatan pengetahuan didukung oleh organisasi

Lingkungan eksternal berubah dengan cepat akibatnya organisasi harus senantiasa berdaptasi . Kemampuan organisasi untuk beradaptasi perlu dukungan pengingkatan pengetahuan . Organisasi perlu menciptakan lingkungan yang mampu mempercepat peningkatan pengetahuan . Temuan Davenport et al. (1998) mengungkapkan perlunya sentralisasi struktur organisasi, dan perubahan budaya kerja yang mendukung kreatifitas anggota organisasi. Hal konkrit yang bisa dilakukan perusahaan yaitu dengan memberikan penghargaan bagi anggota organisasi yang menyumbangkan pengetahuan kepada knowledge base organsiasi . Penghargaan yang diterima dapat berupa peningkatan kompensasi maupun promosi pangkat/jabatan .

4.  Mengelola pengetahuan sebagai asset .

Dalam organisasi, aset dapat berbentuk barang berwujud maupun barang berwujud . Organisasi berfokus kepada dua aset tersebut . Pengetahuan, merupakan aset tidak berwujud, harus diperlakukan sebagai aset berwujud yaitu dapat diukur . Skyrme dan Amidon (1998) mengemukakan bahwa pengetahuan (knowledge) dapat diukur dengan menggunakan balanced scorecard. Dimensi innovation dan learning dalam balanced scorecard merupakan proses aktivitas manajemen pengetahuan. Meskipun ada debat dalam pengukurannya, Skyrme dan Amidon (1998) menyakini bahwa dimensi innovation dan learning mempunyai potensi untuk mengukur pengetahuan sebagai aset.

Organisasi yang mempunyai pengetahuan superior mampu mengkoordinasi dan mengkombinasikan sumberdaya-sumberdaya tradisional dan kapabilitas dalam bentuk dan cara baru sehingga dapat memberikan nilai lebih bagi pelanggan. Dengan memiliki sumberdaya intelektual yang superior, organisasi dapat mengetahui bagaimana mengembangkan dan mengeksploitasi sumberdaya tradisonal lebih baik daripada pesaing meskipun sumberdaya tersebut tidak unik dan mudah ditiru . Pengetahuan dapat dikategorikan sebagai sumberdaya stratejik terpenting sehingga dapat digunakan untuk keunggulan kompetitf yang tahan lama .

Pengetahuan, terutama tacit knowledge, berpotensi menjadi sumberdaya yang unik dan sukar ditiru. Tidak seperti sumberdaya tradisional lainnya, tacit knowledge tidak dapat diperdagangkan dalam bentuk siap pakai . Untuk meniru tacit knowledge organisasi, pesaing setidaknya memiliki pengalaman yang serupa dan untuk mendapatkannya memerlukan waktu yang lama . Untuk mempertahankan keberlangsung keunggulan kompetitif, organisasi dapat melakukan dengan menambah pengetahuan baru . Gabungan pengetahuan lama dan baru menciptakan keunikan baru yang akhirnya menciptakan kesempatan untuk melakukan sinergi pengetahuan .

Pengetahuan dapat menjadi keunggulan kompetitif yang tahan lama bila organisasi mengetahui lebih banyak akan sesuatu dibandingkan pesaing. Tidak seperti sumberdaya tradisional lainnya yang dapat berkurang saat digunakan, pengetahuan justru akan meningkat pada saat digunakan. Pengetahuan yang semakin sering digunakan akan semakin bernilai bagi organisasi. Dengan menjadikan manajemen pengetahuan menjadi keunggulan kompetitif organisasi sebaiknya Manajemen Pengetahuan dimanfaatkan  dan diterapkan secara nyata oleh perusahaan. Bentuk konkrit penerapan adalah mengembangkan strategi organisasi berbasis pengetahuan . Strategi yang berbasis pengetahuan diharapkan mampu lebih mengeksplorasi keunikan yang dimiliki organisasi .

Dalam era kompetitif saat ini yang penuh ketidakpastian dan dinamis, sumber daya berbasis pengetahuan dan sumber daya intelektual sebagai bagian didalam Human Capital menjadi kunci penting dalam pengembangan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Pengertian Human Capital merujuk pada seluruh sumber daya yang dikontribusikan secara utuh untuk keberlangsungan organisasi. Sumber daya tersebut antara lain sumber daya fisik, knowledge, sosial dan juga reputasi atau  image organisasi. Pada era industri, sumber daya manusia dihargai karena kekuatan dan ketahanan fisik manusia untuk mencapai target suatu organisasi atau perusahaan (DeNisi, 2001,pp: 6). Sumber daya knowledge di dalam Human capital dapat dimisalkan seperti skill, capability dan learning capacity melalui pengalaman dan formal training yang dimilikinya. Sedangkan social capital dapat dimisalkan seperti hubungan sosial antar anggota organisasi yang dapat menghasilkan link ke luar organisasi. Namun perlu ditekankan kembali bahwa di dalam mengelola sumber daya tidak cukup hanya human capital saja namun perlu juga pengembangan struktur, sistem dan juga strategi dalam organisasi.  Di sisi lain, organisasi juga harus dapat  mengembangkan suatu sistem terpadu yang mampu meningkatkan dan mengembangkan kompetensi para karyawannya berdasarkan knowledge based serta mampu mengembangkan suatu sistem sehingga para knowledge worker tetap betah dan loyal bekerja dalam satu organisasi.

Knowledge-based resources menurut Denisi et all (2003) adalah termasuk di dalamnya kemampuan intelektual dan pengetahuan yang dimiliki para karyawan dan kapasitasnya di dalam belajar dan memperoleh pengetahuan lebih. Sehingga knowledge-based resources saat ini merupakan hal yang sangat penting di dalam upaya mempertahankan keunggulan kompetitif.  

Saat ini, dunia industri dan lingkungan kerja telah memasuki era knowledge economy. Di era knowledge economy, terjadi banjirnya informasi jauh melebihi yang dibutuhkan. Canggihnya sistem informasi dan telekomunikasi global via internet dan  telepon selular mengakibatkan derasnya informasi yang diterima meskipun banyak dari informasi tersebut kurang diperlukan. Begitu banyak informasi yang ada, membuat para profesional tersebut harus mampu menyaring dan memanfaatkan informasi yang bermanfaat bagi solusi atas masalah yang dihadapinya. Karena itulah, dari para profesional atau worker tersebut, dituntut memiliki kemampuan untuk menyaring informasi yang didapatnya, kemudian  mentransformasikan dan membagikan (sharing) tacit dan explicit knowledge yang telah ia dapat kepada kolega/rekan kerja lainnya.  Di samping itu, para knowledge worker  diharapkan mampu meningkatkan kemampuan inovasi serta mampu mensinergikan pengetahuan dan wisdom dari seluruh anggota tim yang dipimpinnya,  sehingga bisa menghasilkan inovasi baru berupa jasa, produk atau bisnis proses.

Dalam literatur Human Resources Management (HRM) Strategy, beberapa model telah diusulkan  untuk menjelaskan bagaimana HRM sistem berkontribusi dalam keunggulan kompetitif perusahaan. Salah satu model yang dimaksud adalah behavioral prespective. Menurut model tersebut, mengelola sumber daya manusia secara praktis adalah memberikan energi dan mengarahkan perilaku karyawan  sebagai tujuan organisasi yang utama. Pada gilirannya, prilaku karyawan dianggap salah satunya sebagai faktor penentu efektifitas organisasi. Karenanya, mengidentifikasi kebutuhan prilaku karyawan merupakan tugas pertama didalam mengembangkan sistem HR yang mendukung knowledge-based competition. setelah mengidentifikasi perilaku yang diperlukan, majikan kemudian harus memastikan bahwa karyawan memiliki kompetensi yang sesuai, termotivasi, dan memiliki kesempatan untuk terlibat dalam perilaku. Dengan demikian, ada empat tugas utama (gambar 1) dari setiap sistem HRM (Jackson & Schular 2002), yang dalam tiap tugasnya ditekankan pada pengidentifikasian HR secara praktis dimana karyawan dapat dengan mudah mengadopsi sehingga pengelolaan knowledge-nya menjadi efektif yaitu :

1.      Mengidentifikasi perilaku yang dibutuhkan untuk kompetisi berbasis pengetahuan

2.      Memastikan tenaga kerja memiliki kompetensi yang dibutuhkan

3.      Memastikan tenaga kerja termotivasi untuk terlibat dalam perilaku yang dibutuhkan

4.      Memberikan kesempatan bagi tenaga kerja untuk berperilaku yang diperlukan

Gambar 1. Sistem HRM untuk kompetisi berbasis pengetahuan

Selanjutnya Komponen-komponen yang perlu ada didalam sistem pengelolaan sumber daya manusia (HRM) adalah :

1.      Desain kerja dan jenjang karir

2.      Staffing termasuk didalamnya recruitment, seleksi dan pergantian karyawan

3.      Mengukur Kinerja baik secara individual, team maupun unit kerja

4.      Pembinaan dan pelatihan

5.      Penghargaan

6.      Budaya Organisasi

Menurut konsorsium para sarjana manajemen, terdapat dua kategori prilaku yang diperlukan didalam knowledge-based competition yaitu generic knowledge management behaviors dan firm-specific knowledge management behaviors. Secara luas, generic knowledge management behaviors adalah pengetahuan yang diperoleh melalui,

1.      Perolehan pengetahuan ( Acquire Knowledge)

2.      Meng-create pengetahuan (Create Knowledge)

3.      Berbagai pengetahuan (Share Knowledge)

4.      Mengaplikasikan pengetahuan (Apply Knowledge) dan

5.      pembaharuan pengetahuan (Update Knowledge)

Walaupun hal ini mendukung pengetahuan para pekerja, namun kebutuhan akan mengelola pengetahuan melampaui cara ini diperlukan untuk menyertakan seluruh tenaga kerja dari suatu organisasi yang mencari keuntungan kompetitif dalam knowledge-based economy. Disamping generic knowledge management behaviors, diperlukan juga beberapa firm-specific knowledge behaviors yang mampu mencerminkan tujuan dan kondisi tertentu. Seperti prilaku pasar dan industri secara spesifik -yang terletak antara dua ekstrem generik behaviors dan firm-specific behaviors- juga diperlukan.

knowledge stocks dan knowledge flows.

Kedua pemahaman ini merupakan dimensi penting dari Knowledge Management yang sukses. Dimensi ini muncul dari pendekatan stock and flow terhadap KM yang memberikan karakteristik sebagai berikut :

a.       Knowledge stocks – merupakan hal yang telah diketahui. Dimensi ini dapat berada dalam database atau pustaka perusahaan, tersebar diseluruh organisasi dalam berbagai bentuk, atau dalam masing-masing individu pegawai. Fokus dari pendekatan ini adalah pada elemen/komponen dari strategi KM.

b.      Knowledge flows Dalam tujuan membuat knowledge bermanfaat, sangat penting untuk meyakinkan bahwa knowledge apapun yang ada dalam organisasi dapat mengalir didalamnya. Dengan kata lain harus dipastikan bahwa knowledge yang ada dimanapun dalam sebuah organisasi dapat tersedia kemanapun ia diperlukan. Fokus dari pendekatan ini adalah pada tujuan dari strategi KM.

Knowledge Management Assessment

Knowledge Management Assessment adalah analisa sistematis untuk mengukur kemampuan dari knowledge management yang ada di perusahaan pada saat ini. Knowledge Management assessment juga dapat menilai penampilan perusahaan pada saat ini dalam melawan praktek dunia luar dan juga dapat mengidentifikasikan area atau daerah yang kritis dimana area tersebut harus ditanamkan dan disuplai dengan Knowledge Management. Knowledge Management Assessment menyediakan diagnosa dari praktek perusahaan dan juga menyediakan tolok ukur atau semacam patokan untuk melakukan pengembangan dari perusahaan. Keuntungan yang akan didapat dari Knowledge Management Assessment adalah,
Pengertian yang lebih baik dari ruang lingkup inisiasi knowledge yang sukses, dapat mendalami praktek Knowledge Management yang baik, dapat mengidentifikasikan kegiatan yang sudah ada sekarang apakah sudah dapat menjadi contoh yang baik dalam praktek Knowledge Management, adanya evaluasi yang mandiri mengenai kemampuan dan kualitas dari kegiatan Knowledge Management yang sudah ada dan yang sudah berjalan saat ini di perusahaan, dapat mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan untuk memanfaatkan knowledge dari perusahaan serta mengetahui adanya indikasi yang jelas dimana area-area mana yang membutuhkan perhatian ekstra dari manajemen.

Perusahaan dikatakan memiliki keunggulan kompetitif ketika menerapkan strategi penciptaan nilai tidak secara simultan dilaksanakan oleh pesaing saat ini atau pesaing potensial. keunggulan kompetitif berkelanjutan diakui sebagai tingkat kinerja perusahaan yang luar biasa yang dicapai ketika merencanakan dan menerapkan strategi yang meningkatkan nilai yang tidak bersamaan diikuti oleh pesaing yang ada (Barney, 1991; Lado dan Zhang, 1998). Hasil keunggulan kompetitif yang berkelanjutan terwujud hanya dari aset strategis (Meso dan Smith, 2000). Menurut Mahoney dan Pandian (1992), keunggulan kompetitif merupakan fungsi dari analisa industri, tata organisasi dan efek perusahaan dalam bentuk keuntungan sumber daya dan strategi.

Sumber daya dan kemampuan yang berharga, jarang, kurang imitable dan nonsubstitutable terdiri dari kompetensi perusahaan unik atau inti, oleh karena itu menyajikan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Keuntungan tersebut dikembangkan dari waktu ke waktu dan tidak mudah ditiru. Ini adalah penciptaan nilai bagi pelanggan, kelangkaan dibandingkan dengan ditiru, persaingan, dan organisasi.

Model berbasis sumber daya dari KM untuk keunggulan kompetitif jelas merupakan pendekatan kunci untuk memecahkan masalah-masalah saat ini, seperti daya saing dan kebutuhan untuk berinovasi, yang dihadapi oleh dunia usaha saat ini (Wickramasinghe, 2003). Untuk pengetahuan organisasi dalam menawarkan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan, seharusnya memiliki empat sifat berikut: harus berharga, langka, tidak sempurna imitable dan non-disubstitusikan atau tidak sempurna disubstitusikan. Sebuah prasyarat implementasi KM adalah memahami dan mengembangkan unsur-unsur infrastruktur yang diperlukan untuk mendukung akuisisi, manajemen, dan transfer pengetahuan tacit dan eksplisit organisasi. Tiga bidang penekanan bentuk literatur tentang infrastruktur pengetahuan organisasi, ini adalah penekanan pada orang-orang, proses dan teknologi. Inovasi yang mengeksploitasi aset suatu perusahaan cenderung untuk menambah nilai terhadap sumber daya, dan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.

C.  Penutup

Keunggulan kompetitif suatu organisasi dapat dicapai dengan berbagai macam cara, salah satunya dengan memiliki SDM yang memiliki keunggulan kompetitif pula, yaitu para karyawan yang memiliki akses dan mampu menerapkan pengetahuan dalam mengambil keputusan. SDM adalah aset atau unsur yang paling penting di antara unsur-unsur organisasi lainnya. SDM penting dikarenakan mempengaruhi efisiensi dan efektivitas organisasi  dan merupakan pengeluaran pokok organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Di sisi lain, SDM penting sebab merupakan penggerak/motor terhadap sumber daya-sumber daya lain dalam organisasi. Untuk itu, perusahaan dituntut untuk melakukan pengembangan berkesinambungan terhadap kuantitas dan kualitas "stock" pengetahuan mereka melalui pelatihan kepada SDM atau merangsang SDM-nya agar "learning by doing" dalam sebuah semangat yang termaktub dalam learning organization.

D.  Rujukan

Anonim,2010, http://epsmanajemensdm.blogspot.com/2010/04/keunggulan-kompetitif-melalui-manajemen.html

Gatot prasetyo, 2009, Knowledge Managemen sebagai keunggulan bersaing yang berkelanjutan, http://km.gunarta.net/node/1401  diakses 4 oktober 2011

Susan E.Jackson, Michael A.Hitt and Angelo S.Denisi, 2003, Managing Knowledge for Sustained competitive advantage : Designing Strategies for Effective Human Resources Management, Jossey-Bass A Wiley Imprint, United State Of America